Dijital zimmet, bir varlığın bir kişiye teslim edildiğinin, kişinin bunu onayladığının ve iadenin kayıt altına alındığı sürecin kâğıt yerine doğrulanabilir elektronik kayıtla yürütülmesidir.
Islak imzanın sorunu
Tutanak imzalanır, taranır, bir klasöre atılır. Cihaz el değiştirir, tutanak güncellenmez. Çalışan ayrılır, "üzerinde ne vardı?" sorusu klasörde aranır. Sorun imza değil, kaydın aranabilir ve güncel olmamasıdır.
Süreç adım adım
Süreç 5 adımdır: atama, süreli ve tek kullanımlık bağlantıyla e-posta, bağlantıdan onay ya da red, QR kodlu PDF tutanak, iade ve devir.
- Atama: yönetici varlığı kişiye atar; varlık kartında zimmet "onay bekliyor" olur.
- E-posta: kişiye süreli, tek kullanımlık bir bağlantı gönderilir. Bağlantının kendisi yalnız e-postada vardır; sunucuda özeti (SHA-256) saklanır.
- Onay veya red: kişi bağlantıdan tutanağı görür, onaylar ya da reddeder. Sisteme giriş yapması, hesap açması gerekmez.
- Tutanak: onaylanan zimmet için QR kodlu PDF üretilir; QR koddan tutanağın geçerliliği doğrulanır.
- İade ve devir: iade tarihi yaklaşınca hatırlatma gider; devirde eski zimmet kapanır, yeni onay akışı başlar.
Neden süreli ve tek kullanımlık?
Bağlantı, kişinin kurumsal e-posta kutusuna bağlıdır: e-postaya erişimi olan onaylar. Süre sınırı eski e-postaların sonradan kullanılmasını engeller; tek kullanımlık olması aynı bağlantıyla ikinci bir işlem yapılmasını önler. Sunucuda düz bağlantı tutulmadığı için veritabanına erişen biri bile bağlantıyı yeniden üretemez.
Toplu zimmet ve ayrılan çalışan
Yeni işe başlayan için laptop, monitör ve telefon tek işlemle, tek tutanakla zimmetlenir. Ayrılan çalışan için kişinin üzerindeki tüm varlıklar tek listede görülür; iade süreci aynı e-posta akışıyla başlatılır ve işten çıkış kontrol listesine eklenir.
Denetimde ne sağlar?
Her tutanak tarihli ve doğrulanabilir; zimmet hareketleri varlık kartında ve denetim kaydında görünür. "Bu cihaz Mart ayında kimdeydi?" sorusu arama kutusuyla cevaplanır.
İlgili modül: zimmet yönetimi.
Kaynaklar
Bu yazıda geçen protokol, standart ve veri kaynaklarının birincil belgeleri: